İK Temelleri · Özlük Modülü

Çalışan Özlük Yönetimi
Personel Bilgilerinde Dijital Düzen

Çalışan özlük bilgilerini dijital ortamda yönetin, KVKK uyumlu saklayın ve tüm personel verilerine tek ekrandan hızlı erişim sağlayın.

Ücretsiz Deneyin → Özellikleri Gör ↓
Kart yok1 dakika kurulumKVKK uyumlu
A.K Ayşe K. İK Uzmanı Aktif ▸ Detay M.Y Mert Y. Yazılımcı İzinde ▸ Detay S.D Selin D. Tasarımcı Aktif ▸ Detay
⚡
1 dkKurulum
📱
MobilUyumlu
Modül Özellikleri

5 kabiliyet, tek modülde.

Özlük yönetimi, bir çalışanın işe girişinden ayrılışına kadar geçen tüm süreçte ona ait bilgi ve belgelerin düzenli, güvenli ve erişilebilir şekilde tutulmasıdır. İşte Özlük Modülü ile firmanızda neler değişir.

01

Çalışan Özlük Bilgileri Yönetimi

Çalışanlarınıza ait özlük bilgilerinin düzenli ve kontrollü şekilde sınıflandırılarak kayıt altına alınmasını sağlar. Gelişmiş sınıflandırma altyapısı sayesinde bir çalışana ait tüm özlük bilgilerine hızlı ve güvenli biçimde erişim imkânı sunar. İşten ayrılan pasif çalışanlara ait kayıtlar sistemden silinmeden, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında saklanması gereken süre boyunca güvenli şekilde muhafaza edilmesine olanak tanır. Özlük yönetimi ne kadar sağlam kurgulanırsa, İK ekibinin günlük operasyonel yükü o kadar azalır ve kurumsal hafıza o kadar güçlenir.

02

Dijital Evrak ve Doküman Arşivi

İş sözleşmesi, kimlik, diploma, sağlık raporu gibi evrakları çalışan kartına bağlı dijital arşivde saklayın; fiziksel dosya dolabı riski tarihe karışsın.

03

KVKK Uyumlu Erişim Yetkilendirme

Hangi verinin kimler tarafından görülebileceği rol bazlı yetkilendirmeyle yönetilir; hassas bilgilere yalnızca yetkili İK personeli ulaşabilir.

04

İşe Giriş - Çıkış Süreç Takibi

Yeni başlayan personelin evrak toplama ve onay adımları, ayrılan personelin devir teslim ve arşivleme süreçleri tek modülden uçtan uca takip edilir.

05

Denetime Hazır Raporlama

Unvan, departman, ücret gibi her değişiklik zaman damgalı geçmiş kaydına işlenir; denetim taleplerinde raporlar dakikalar içinde hazırlanır.

Neden Önemli?

Özlük yönetimi kullanıldığında neler kazanırsınız.

  • Zamandan tasarruf: İK ekibi evrak aramak yerine stratejik işlere odaklanır.
  • KVKK uyumu: Veri saklama ve erişim süreçleri kanuna uygun şekilde işler.
  • Tek merkezden erişim: Tüm çalışan bilgi ve belgeleri tek panelden yönetilir.
  • Kağıtsız ofis: Fiziksel arşiv, dosya dolabı ve baskı maliyeti ortadan kalkar.
  • Hızlı denetim: Teftiş ve iç denetimlerde belgeler anında ibraz edilir.
  • Güvenli erişim: Rol bazlı yetkilendirme ile veri sızıntısı riski azalır.
  • Otomatik hatırlatmalar: Sözleşme yenileme ve eksik evrak konusunda sistem uyarır.
  • Kurumsal hafıza: Ayrılan personelin geçmişi kanuni süre boyunca güvenle saklanır.
Kullanılmazsa Ne Olur?

Dijital özlük yönetimi olmadan yaşananlar.

Özlük süreçleri dağınık, manuel ve kâğıt tabanlı yürütüldüğünde ortaya çıkan başlıca riskler.

01

KVKK İhlali ve Yaptırım Riski

Özlük verileri dağınık ve kontrolsüz tutulduğunda veri güvenliği ihlallerinde idari yaptırım ve itibar kaybı riski doğar.

02

Kayıp ve Bulunamayan Evraklar

Fiziksel arşivde saklanan sözleşme ve raporlar zamanla kaybolabilir; ihtiyaç anında bulunamaması süreçleri aksatır.

03

İş Davalarında İspat Güçlüğü

Düzenli tutulmamış özlük kayıtları, bir uyuşmazlık ya da iş davasında işverenin haklı gerekçelerini belgelemesini zorlaştırır.

04

Zaman ve Verimlilik Kaybı

Dijitalleştirilmemiş süreçlerde İK ekibi evrak arama, manuel takip ve tekrar eden veri girişleriyle önemli ölçüde zaman kaybeder.

Nasıl Çalışır

Özlük süreci, 5 adımda.

Personelin işe girişinden denetime hazır arşive kadar tüm süreç Flexit24 üzerinden yönetilir.

01

Personel Kartı Oluşturma

Yeni çalışan için sistemde bir özlük kartı açılır; kişisel, mesleki ve iletişim bilgileri kaydedilir.

02

Evrak ve Belge Yükleme

Sözleşme, kimlik, diploma, sağlık raporu gibi belgeler dijital ortamda ilgili personel kartına yüklenir.

03

Onay ve Doğrulama

Yüklenen bilgiler ve belgeler yetkili İK personeli tarafından kontrol edilip onaylanır.

04

Saklama Süresi ve Otomatik Uyarılar

Sistem saklama sürelerini takip eder; sözleşme yenileme ve eksik evrak için otomatik hatırlatma gönderir.

05

Raporlama ve Denetime Hazır Arşiv

Tüm kayıtlar denetim, teftiş ve iç raporlama ihtiyaçlarında anında raporlanabilir hale gelir.

Sıkça Sorulan Sorular

Özlük yönetimi hakkında merak edilenler.

Özlük yönetiminin önemi, faydaları ve kullanılmadığında ortaya çıkan riskler hakkında sık sorulan sorular.

Özlük yönetimi nedir ve neden bu kadar önemlidir?+
Özlük yönetimi, bir çalışanın işe başlamasından ayrılmasına kadar geçen sürede ona ait tüm bilgi ve belgelerin düzenli, güvenli ve erişilebilir şekilde saklanmasıdır. Doğru yürütülmediğinde hem yasal hem operasyonel riskler doğurur; doğru yürütüldüğünde ise İK süreçlerinin omurgasını oluşturur.
Bir özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalıdır?+
İş sözleşmesi, kimlik fotokopisi, diploma, sağlık raporu, ikametgah belgesi, sigorta işe giriş bildirgesi ve çalışana ait diğer resmi evraklar temel özlük dosyası içeriğini oluşturur.
Dijital özlük yönetimi kullanılmazsa ne olur?+
Evraklar dağınık ve kontrolsüz şekilde tutulur, kayıp ve erişim gecikmeleri yaşanır, KVKK uyum riski artar ve denetimlerde belge ibrazı zorlaşır. İK ekibi de evrak aramakla önemli ölçüde zaman kaybeder.
KVKK kapsamında özlük verileri nasıl korunur?+
Genel ilke, verinin işlenme amacı ortadan kalktığında güvenli şekilde saklanmaya devam edilmesi veya mevzuata uygun şekilde imha edilmesidir. Flexit24, erişim yetkilendirme ve saklama takibini sistem üzerinden kolaylaştırır; saklama sürelerinin belirlenmesi için mevzuata veya hukuk danışmanınıza başvurmanızı öneririz.
Özlük yönetimi hangi diğer İK süreçleriyle entegre çalışır?+
İzin yönetimi, masraf yönetimi, performans değerlendirme ve zimmet yönetimi gibi modüllerle entegre çalışarak çalışan verisinin tek ve doğru bir kaynaktan yönetilmesini sağlar.
Küçük ve orta ölçekli işletmeler için özlük yönetimi gerekli mi?+
Evet; çalışan sayısından bağımsız olarak her işletme KVKK ve iş hukuku yükümlülüklerine tabidir. Küçük ekiplerde bile dijital özlük yönetimi, ileride büyüme sürecinde ortaya çıkacak karmaşayı baştan önler.
Özlük verilerine kimler erişebilir?+
Erişim, rol bazlı yetkilendirme ile sınırlandırılır; yalnızca yetkilendirilmiş İK personeli ilgili çalışanın özlük bilgilerine ulaşabilir ve tüm erişimler sistem tarafından kayıt altına alınır.

Özlük Modülü, bugünden başlayın.

1 ay ücretsiz deneme · Kredi kartı gerektirmez · 1 dakikada kurulum

Ücretsiz hesap oluştur →
⚡ Kurulum: 1 dakika · İlk işlem: 45 saniye