- flexit24 ile çalışanlarınıza onay vermesi gereken dijital dökümanları iletin ve onaylamasını talep edin.

-Onaylanmamış dökümanları sistem üzerinden görerek çalışanlarınıza otomatik uyarılar gönderilmesini sağlayın

-İlgili regülasyon ve standartların getirdiği çalışanların uyum sürecini onay mekanizmaları ile yöntebilin.

-Riskleri dağıtın. Çalışanlarınızın riskler ve bu riskler karşısında sorumluluklarını hatırlatın.

-Yeni onay verilmesi gereken dökümanlarınızı sistem üzerine tanımlayın.

-Onay süresi geçmiş eski dökümanlarınızı sistemden silebilin.

---------------------------------------

Avantajlar

1. Verimlilik ve Zaman Tasarrufu

-Hızlı Onay Süreci:

Belgelerin dijital olarak onaylanması, fiziksel imzalama süreçlerine göre çok daha hızlıdır.

Çalışanlar ve yöneticiler, onay bekleyen belgeleri herhangi bir yerden hızlıca inceleyip onaylayabilirler.

-Kolay Erişim:

Belgeler dijital olarak saklandığından, ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilebilir.

Onay süreçleri daha şeffaf ve izlenebilir hale gelir.

2. Maliyet Tasarrufu

-Kağıt Kullanımının Azaltılması:

Dijital onay sistemleri, kağıt ve baskı maliyetlerini azaltır.

Fiziksel dosya saklama alanı ihtiyacı ortadan kalkar.

-Posta ve Kargo Maliyetlerinin Azalması:

Belgelerin dijital olarak iletilmesi, posta ve kargo masraflarını ortadan kaldırır.

3. Güvenlik ve Uyumluluk

-Güvenli Saklama ve Yedekleme:

Dijital belgeler, güvenli sunucularda saklanarak kaybolma veya zarar görme riskini azaltır.

Belgeler, yedekleme sistemleri sayesinde her zaman erişilebilir durumda olur.

-Yasal Uyumluluk:

Dijital imza ve onay sistemleri, birçok yasal düzenlemeye uygun olarak çalışır ve belgelerin hukuki geçerliliğini korur.

Denetimler sırasında dijital belgelerin ve onayların izlenebilirliği kolaydır.

4. İzlenebilirlik ve Şeffaflık

-Onay Süreçlerinin İzlenebilirliği:

Kimlerin, ne zaman, hangi belgeleri onayladığı kolayca izlenebilir.

Onay süreçlerindeki her adım dijital olarak kaydedilir ve denetlenebilir.

-Şeffaflık:

Onay süreçlerinin şeffaf olması, çalışanların ve yöneticilerin sürece olan güvenini artırır.

Tüm ilgili taraflar, belgelerin durumu hakkında anında bilgi sahibi olabilirler.

5. İşbirliği ve İletişim

-Kolay İşbirliği:

Birden fazla kişinin aynı belge üzerinde çalışması ve onay vermesi gerektiğinde, dijital sistemler işbirliğini kolaylaştırır.

Tüm paydaşlar, belgelerin son durumuna anında erişebilir ve gerekli değişiklikleri yapabilir.

-İletişim ve Koordinasyon:

Onay süreçlerinde iletişim ve koordinasyon daha etkili bir şekilde sağlanır.

Otomatik bildirimler, onay bekleyen belgeler hakkında ilgili kişilere anında bilgi verebilir.

6. Çevresel Etki

-Çevre Dostu:

Kağıt kullanımının azalması, çevresel sürdürülebilirliğe katkıda bulunur.

Şirketin karbon ayak izi azaltılır ve çevre dostu uygulamalar desteklenir.

7. Performans ve Raporlama

• -Veri Toplama ve Analiz:
• Onay süreçleri boyunca toplanan veriler, performans analizleri için kullanılabilir.
• Hangi belgelerin ne kadar sürede onaylandığı gibi bilgiler, süreçlerin iyileştirilmesine yardımcı olabilir.
• -Raporlama:
• Onay süreçleri hakkında detaylı raporlar oluşturulabilir.
• Yöneticiler, onay süreçlerinin verimliliğini ve etkinliğini değerlendirebilir.

Bu avantajlar, onay/onam sisteminin belgelerin yönetimini, güvenliğini ve izlenebilirliğini artırarak şirket içi süreçleri daha etkin ve verimli hale getirdiğini göstermektedir.