İşletmeler, çalışanlarının kişisel ve hassas bilgilerini toplarken büyük bir sorumluluk taşır. Sosyal Güvenlik numaraları, tıbbi kayıtlar ve geçmiş kontrolleri gibi hassas bilgiler, çalışanların kimliklerinin korunması ve iş süreçlerinin düzgün ilerlemesi için kritik öneme sahiptir. Ancak bu bilgilerin güvenliğini sağlamak, yalnızca toplamakla bitmez; etkili koruma önlemleri gerektirir.
Bu blog yazımızda, işverenlerin çalışan bilgilerini güvence altına almak için izleyebileceği 9 anahtar adımı ele alıyoruz.
1. Resmi Politikalar ve Prosedürler Geliştirin
Hassas bilgilerin korunması için işletmenizde net ve kapsamlı bir veri güvenliği politikası oluşturun. Bu politika, hangi bilgilerin koruma altında olduğunu ve bu bilgilerin nasıl işleneceğini açıkça belirtmelidir. Çalışanlarınızın kişisel bilgilerinin yalnızca iş amaçlı kullanılacağını vurgulamak, şeffaf bir çalışma ortamı yaratır.
2. Kayıtları Güvenli Bir Şekilde Saklayın
Hem fiziksel hem de dijital kayıtlarınızın güvenliğini sağlamak için güçlü idari, teknik ve fiziksel kontroller uygulayın. Kağıt kayıtlar kilitli dolaplarda saklanmalı, dijital kayıtlar ise şifrelenmeli ve güvenli sunucularda tutulmalıdır. Ayrıca, sistemlerin düzenli denetim ve güncellemelerini yaparak potansiyel tehditleri önceden belirleyin.
3. Kayıt Tutma ve Gizlilik Yasalarına Uyun
Çalışan bilgileriyle ilgili federal, eyalet ve yerel gizlilik yasalarına uyum çok önemlidir. Bu yasalar hakkında bilgi sahibi olun ve uyumluluğunuzu gözden geçirin.
4. Erişimi Kısıtlayın
Hassas bilgilere erişimi yalnızca yetkili kişilere sınırlayın. Örneğin, yöneticiler yalnızca ilgili performans verilerine erişim sağlamalı, ancak çalışanların tıbbi ya da finansal bilgilerini görmemelidir. Bu tür sınırlamalar, verilerin yalnızca gerektiğinde kullanıldığından emin olmanızı sağlar.
5. Erişim Kaydı Tutun ve İzleyin
Çalışan kayıtlarına kimlerin, ne zaman ve neden eriştiğini izlemek için kapsamlı bir sistem oluşturun. Elektronik sistemlerde bu tür bir kayıt otomatik olarak tutulabilirken, kağıt bazlı sistemlerde manuel kayıt gerekebilir. Düzenli denetimlerle yetkisiz erişimlerin önüne geçin.
6. Yetkisiz Erişim Olaylarını Araştırın
Eğer bir güvenlik ihlali meydana gelirse, hemen bir araştırma başlatın. Olayın ciddiyetine göre, yasalar gereği düzenleyici kurumlara veya etkilenen çalışanlara bildirimde bulunmanız gerekebilir. Ayrıca, bu tür olaylar sonrasında güvenlik protokollerinizde gerekli iyileştirmeleri yapmayı ihmal etmeyin.
7. Sosyal Güvenlik Numaralarını Mümkün Olduğunca Kullanmayın
Kimlik hırsızlığı riskini azaltmak için çalışanlarınızın Sosyal Güvenlik numaralarını gereksiz yere kullanmaktan kaçının. Bunun yerine, benzersiz çalışan kimlik numaraları atayarak bu numaraların personel dosyalarında veya diğer belgelerde kullanılmasını sağlayın.
8. Kayıtları Uygun Şekilde İmha Edin
Artık ihtiyaç duyulmayan kayıtları güvenli bir şekilde imha edin. Kağıt belgeleri parçalamak ya da yakmak, elektronik verileri güvenli bir şekilde silmek bu süreçte uygulanabilecek yöntemlerdendir. Üçüncü taraf bir imha hizmeti kullanıyorsanız, süreçlerinin yasal düzenlemelere uygun olduğundan emin olun.
9. Eğitim Sağlayın
Çalışanlarınıza veri güvenliği konusunda eğitim verin. Hassas bilgilere erişim sağlayan personelin, bu bilgilerin güvenliğini nasıl sağlayacaklarını ve ihlaller durumunda nasıl hareket edeceklerini bilmeleri önemlidir. Ayrıca kimlik hırsızlığı, sosyal mühendislik ve kimlik avı gibi yaygın siber tehditler hakkında da eğitim verin.
Hassas çalışan bilgilerinin güvenliği, güçlü ve sürekli geliştirilen önlemlerle sağlanabilir. İşverenler, kayıtları güvenli bir şekilde saklayarak, resmi politikalar oluşturarak ve düzenli eğitimler vererek yasal uyumluluğu sağlamanın yanı sıra, çalışanların güvenini kazanabilir. flexit24.com olarak, iş süreçlerinizde hassas bilgileri korumanız için gereken araç ve stratejileri sunuyoruz. Güçlü bir veri güvenliği kültürü oluşturun ve işletmenizi koruma altına alın.
Göksu Uzunoğlu
flexit24.com IK Danışmanı
13/10/2024